Inspirerende Ronde tafel Shared Service Center

Wat krijg je als je een kerk -omgebouwd tot creatieve vergaderlocatie- vult met een gemêleerd gezelschap van personen allen geïnteresseerd in Shared Service Centers? Het antwoord: een warme, inspirerende avond waarin alle ins en outs rond Shared Service Centers in alle openheid gedeeld werden. Dit alles ondersteund met heerlijke culinaire versnaperingen.

Op donderdag 26 mei jl. vond in de ‘De Verzameling’ te Westervoort de  ronde tafel bijeenkomst plaats georganiseerd door de Arnhemse vestiging van Fagro Consultancy in samenwerking met Maastricht University en NAMS. Het thema van deze ronde tafel bijeenkomst was Shared Service Centers. Het was de 6^e maal dat Fagro een ronde tafel bijeenkomst met dit thema organiseerde.

De ronde tafel bijeenkomst werd begeleid door Prof. Dr. Harold Hassink, hoogleraar Bedrijfseconomie en Harry Nieuwenhuizen, ervaringsdeskundige op het gebied van SSC’s onder meer door de opzet van het SSC van Philips in Europa. Door middel van zijn inleidende presentatie kwam er een discussie op gang over de ontwikkeling van de verschillende SSC’s in organisaties.

Op deze manier kwamen er allerlei aspecten van SSC’s aan bod. Er kwam een antwoord op vragen over besluitvorming rond een SSC zoals: Wat kan een SSC bijdragen aan de doelstellingen van je organisatie? Processen outsourcen of niet? Wanneer moet je een SSC opzetten en wanneer beslist niet?

Men was het erover eens dat het primaire doel van een SSC het vergroten van de kwaliteit van dienstverlening moet zijn. Het doel van de opzet van een SSC mag nooit kostenbesparing zijn. De kwaliteit van dienstverlening kan worden vergroot door betere aansluiting op het proces van de organisatie en interne procesverbeteringen. Ondersteuning van het topmanagement is echter een must! Door schaalvergroting, focus op procesverbeteringen en mogelijk outsourcing zullen uiteindelijk efficiencyslagen gemaakt kunnen worden. Kostenbesparing kan daarom wel een spin-off van een SSC zijn, maar nooit een doel op zich. Voor sommigen aan tafel een waardevolle eye-opener!

Naast het doel van het SSC werd ook uitgebreid stilgestaan bij het opzetten van een SSC: de succesfactoren bij de opzet van een SSC, de migratie naar een SSC en hoe om te gaan met weerstand en het creëren van draagvlak, bijvoorbeeld door middel van een Customer Board. Een van de meest in het oog springende succesfactoren bij de opzet van een SSC is harmonisatie van processen. Harmonisatie van processen is een kritieke stap in de ontwikkeling van schaalvoordelen en procesverbeteringen. Tijdens de ronde tafel bijeenkomst is uitgebreid gesproken over de stand van zaken van harmonisatie bij de verschillende deelnemende organisaties.

Als laatste thema werd gesproken over hoe de voordelen van een SSC optimaal kunnen blijven worden benut. Continue procesverbeteringen kunnen tot steeds hogere kwaliteit van dienstverlening leiden. Daarnaast kunnen bij doorontwikkeling van het SSC steeds meer processen overgeheveld worden naar het SSC. Veel organisaties blijken met deze fase moeite te hebben.

De sessie werd afgesloten met een uitstekend verzorgd koud en warm buffet. Alle deelnemers hadden zo de gelegenheid in alle rust na te praten over alle indrukken en inzichten die een ieder had opgedaan. Een greep uit de reacties: praktisch, hands on en direct toepasbaar in de praktijk!