Achmea schakelt over naar '1Proces' Sneller afsluiten, meer vooruitkijken en beter inzicht

De divisie Sociale Zekerheid van Achmea biedt werkgevers oplossingen bij (het voorkomen van) verzuim en arbeidsongeschiktheid, voor hun werknemers en voor zichzelf. De stafafdeling Finance & Control, waar Egon Zweers consultant is, bestaat uit Business Control en Financial Control. Van augustus 2008 tot april 2009 ondersteunde Egon Zweers in de productline WIA (Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen, opvolger van de WAO). Voor Achmea was het dus een logische stap om voor het nieuwe project ‘1Proces’ ook weer Egon’s expertise in te schakelen. “Er was toen al een natuurlijke klik”, vertelt Jan Paul van der Hel, Financial Controller van Achmea. “We hadden al zijdelings samengewerkt en ik had gekwalificeerde mensen nodig naast onze eigen mensen. En gekwalificeerd is hij.”

Schattingen versus realiteit

1Proces heeft als doel in plaats van kwartaalrapportages, realistische maandrapportages te maken. “Vóór de overgang naar 1Proces lag de nadruk op het kwartaalproces”, legt Egon uit. “In de maandrapportages werden geen uitgebreide rekenexercities gedaan, maar werd grofweg een derde van het kwartaalresultaat als resultaat verantwoord, op basis van schattingen. Het nadeel van dit proces is dat slechts vier momenten per jaar de realistische situatie uit de systemen werd doorgerekend.” Dat kan anders, dacht Jan Paul van der Hel, één van de grondleggers van 1Proces. “In 1Proces wordt maandelijks realiteit gerapporteerd. Dit betekent geen vier enorme pieken in werkdruk, maar elke maand hetzelfde proces om een maandrapportage op te stellen op basis van werkelijke gegevens. Daarnaast blijven we ook nog steeds kwartaalrapportages maken.”

Efficiënt

Het lijkt misschien meer werk, elke maand op basis van realiteit de rapportages maken. Het tegendeel is echter waar. “Het werk kan zo veel efficiënter”, zegt Jan Paul. “Aan kwartaalrapportages waren we zo’n vijf à zes dagen kwijt. Per maand besteden we er nu twee. Bovendien winnen we enorm aan kwaliteit. Hoe verder we in het proces komen, des te meer tijds- en kwaliteitswinst we kunnen behalen.” Marcel Hemink, manager Financial Control bij Achmea, benoemt daarnaast nog een groot voordeel van 1Proces. “Er is veel meer interactie met collega’s in de keten. De afdelingen Actuariaat en Business Control voorzien ons van gegevens en daar werken we veel intensiever mee samen.” Jan Paul vult aan: “We hebben veel voordeel gedaan met de onderlinge samenwerking tussen afdelingen, het is echt een multidisciplinair project. Dat heeft ook spin-off op andere projecten, er is meer onderlinge verbondenheid tussen collega’s.”

Optimaliseren

Bij de start van het project behelsde het werk van Egon vooral het inrichten van rekenmodellen en het laten aansluiten van de brondata op SAP. “In het laatste stadium zijn we vooral bezig geweest om verbeterslagen te maken”, zegt Egon. “Waar lopen collega’s tegenaan bij de maandafsluiting? Komen ze kinderziektes tegen? Op basis hiervan worden de processen weer verder geoptimaliseerd.” Inmiddels is 1Proces opgenomen in de reguliere werkzaamheden. Dat betekent dat voor Egon het consultancy bij Achmea ten einde is gelopen. “Toen ik hier kwam werken, kende ik Achmea nauwelijks. Ik heb het bedrijf steeds beter leren kennen en heb ik een heel ander beeld dan dat ik vooraf had. Nu ben ik ook best nieuwsgierig hoe concurrenten werken. Of dat betekent dat ik bij een andere verzekeraar wordt gedetacheerd, weet ik niet. Ik laat me verrassen. Vooralsnog ben ik in elk geval nog één dag in de week onder de pannen. Dan zit ik namelijk gedetacheerd bij voetbalclub Vitesse, ook erg leuk!”

Resultaat

De overschakeling op 1Proces heeft al zichtbaar resultaat. Marcel Hemink: “Per locatie was er een eigen wijze van afsluiten, nu gaan we naar één bronsysteem en één methodiek van afsluiten. Door die uniformiteit kunnen we sneller afsluiten, meer vooruitkijken en hebben we een beter inzicht in de cijfers. We focussen op de einddoelen: tijd- en kwaliteitswinst. Met dezelfde bezetting kunnen we meer doen. Dat geeft ons de gelegenheid om meer tijd te besteden aan het maken van goede analyses.”